Skenování firemní agendy (účetních dokumentů)

Popis služby

Služba zahrnuje skenování, indexaci a uložení digitalizovaných účetních dokumentů na archivní média spolu s programem na vyhledávání, prohlížení a tisk dokumentů.

Uživatel tak může pomocí jednoduché aplikace „Find and View“, jejíž instalační soubory jsou součástí dodávky, naskenované dokumenty jednoduše prohlížet, vyhledávat podle dostupných indexů, tisknout, odesílat e-mailem, vytvářet PDF soubory, exportovat příslušné indexy a podobně. Součástí exportu může být také uložení naskenované dokumentace ve výstupní složkové struktuře s popisnými metadatovými soubory (nejčastěji ve formě *. xml), jejichž využitím je možné pomocí skriptů dávkově naimportovat naskenované dokumenty spolu s indexy do jakéhokoliv DMS (systému pro správu dokumentů).

Technologie společnosti NUPSESO, a.s. umožňují řídit a částečně automatizovat zpracování dokumentace pomocí čárových kódů a dosáhnout tak vysokou efektivitu a přesnost při digitalizaci. Čárovými kódy je možné označovat a později identifikovat všechny elementy ve fázích zpracování – od archivního skladu, regálu, police, krabice, šanonu, až po jednotlivé dokumenty a jejich indexy. Zákazník takto získává možnost uložit spolu s naskenovaným dokumentem také všechny potřebné informace k pozdější lokalizaci originálního dokumentu. V praxi je tak možné u zákazníka běžně používat digitalizovanou dokumentaci a originály profesionálně skladovat a archivovat mimo prostor zákazníka. Na požádání je možné dohledat a doručit originál.

Vstupní dokumenty

Předpokládanými dokumenty pro digitalizaci jsou běžné účetní dokumenty založené hierarchicky v šanonech v převážné míře nevázané resp. jednoduše spojené anebo spojované sešívačkou, které budou digitalizovány vysokovýkonnými skenery s podavačem.

Skenovat je samozřejmě možné rovněž svázané dokumenty (brožury, notářsky ověřené dokumenty, certifikáty,…), rozměrnější dokumenty (noviny, mapy, výkresy,…), vložené materiály (obaly, média,… jiné materiály skenované na plochém loži) apod.

Přeprava dokumentů

Společnost NUPSESO, a.s. zabezpečí na požádání zákazníka také přepravu dokumentů k digitalizaci a zpět.

 

Proces zpracování

Příprava dokumentů a návrh způsobu zpracování

Mimo samotné přípravy dokumentů před skenováním se provádí jejich podrobná analýza a návrh způsobu zpracování. Se zákazníkem je také podrobně rozpracována metodologie indexování dokumentů. Z této analýzy potom vyplyne nastavení technologie a celkového procesu, a také i struktura a možnosti vyhledávání ve výsledném produktu.

Celková příprava, skenování a export je prováděna dávkově – po šanonech. V procesu zpracování tvoří zpravidla jeden fyzický šanon jednu dávku.

Skenování dokumentů

Vaše dokumenty zpracujeme v zabezpečeném skenovacím centru. Digitální dokumenty budou uloženy na ftp serveru se zabezpečeným přístupem. Digitalizace je prováděna skenery s automatickým podavačem, plochým lůžkem anebo v případě rozměrnějších dokumentů velkoplošnými skenery.

Skenování je možné provádět barevně, v šedé škále, anebo černobíle v různých rozlišeních DPI.

Během skenování sleduje operátor kvalitu výstupních obrazů, v případě potřeby přeskenuje nevyhovující obrazy anebo změní parametry zařízení, aby se dosáhlo optimálního obrazu.

Indexace

Po naskenování probíhá indexace dokumentů.

Indexy je možné snímat z čárových kódů, z tištěných textových řetězců na dokumentech, zadávat z definovaného listingu anebo manuálně vpisovat operátorem.

Indexy mohou být definovány pro celý šanon, jeho složky a jednotlivé dokumenty. Pro příklady indexace klikněte zde.

Kompletizace dokumentů po skenování

Po procesu samotné digitalizace následuje zpětná kompletizace dokumentů do původních šanonů. Ve většině případů jsou jednotlivé listy dokumentů sešity sponkou sešívačky a vloženy zpět do složek a šanonů tak, jak byly zařazeny původně.

Když zákazník nepožaduje zpětné spojování, resp. dokumenty budou po naskenování skartovány, je možné snížit celkové náklady na realizaci.

Výstup digitalizovaných dokumentů

Digitalizované dokumenty budou uloženy ve výstupní struktuře KODAK Document CD for Find and View. Součástí odevzdávaných médií jsou instalační soubory aplikace „Find and View“, pomocí níž má zákazník možnost prohlížet a vyhledávat v archivu.

Mimo výstupu ve formě aplikace „Find and View“ je možné zákazníkovi zhotovit současně výstup do přímo podporovaných destinací resp. ve výstupní složkové struktuře s popisnými metadatovými soubory (nejčastěji ve formě *. xml) pro pozdější import do jakéhokoliv DMS (systému pro řízení dokumentů).

Výstupní dokumenty mohou být uloženy např. na optická média (CD, DVD, BD,…), přenosné „flashové“ média anebo externí HDD, případně mohou být transportovány elektronicky prostřednictvím zabezpečených kanálů (VPN, Secure FTP,…) přímo k zákazníkovi.

Pro více informací o podporovaných destinacích a možnostech výstupních formátů klikněte zde