Jiné

Třídění, indexace a archivace došlé pošty

Cíle:

  • Efektivnější a kvalitnější práce při třídění, zpracovávání a digitální archivaci došlé pošty
  • Šetření času s tříděním došlé pošty
  • Rychlé a velmi přesné vyhledávání

Nástroje na podporu podnikových činností

  • organizace došlé pošty
  • zpřístupnění došlé pošty jednotlivým manažerům v editovatelné podobě prostřednictvím e-mailu
  • automatické třídění
  • inteligentní archivace a indexace firemní pošty
  • při úpravách a komentování důležitých smluv
  • při archivaci a skladování jakékoliv dokumentace

Převod dokumentů do editovatelné podoby, digitalizace a archivace

Cíle:

  • Zrychlit práci s různými dokumenty
  • Umožnit jejich editaci vytištěných dokumentů a PDF souborů
  • Archivace a rychlé vyhledávání

Nástroje na podporu podnikových činností

  • převod papírových dokumentů a PDF souborů do editovatelných formátů pro potřeby změn a úprav v dokumentech, dokladech, smlouvách, tabulkách atp.
  • inteligentní archivace s možností vyhledávání

Automatizované zpracovávání formulářů a různých typů dokumentů a přímý export do IS, DMS, EMS,…

Cíle:

  • Efektivnější a kvalitnější práce při třídění, zpracovávání a digitální archivaci dokumentů
  • Urychlení procesu zadávání údajů z různých dokladů a dokumentů přímo do podnikových IS, účetních a ekonomických systémů anebo DMS
  • Výkonné a komplexní nástroje na rychlý a bezchybný přenos údajů z vytištěných dokladů přímo do informačních systémů bez ručního přepisování
  • Šetření času a nákladů spojených s ručním přepisováním údajů

Přínosy řešení automatického sběru dat z dokumentů

  • Odpadá ruční přepis údajů z faktur, objednávek, účetních dokladů, smluv, dotazníků, formulářů atd. do počítače, nižší režijní náklady
  • Snížení chybovosti a zvýšení přesnosti zadávaných údajů
  • Zkrácení času zadávání údajů, zrychlení načtení dokumentů do informačního a ekonomického systému
  • Rychlý a jednoduchý přístup k požadovaným údajům, možnost okamžitého vyhledání jakéhokoliv dokumentu
  • Automatické třídění dokumentů
  • Současná digitalizace a archivace dokumentů
  • Přímý export údajů do databáze propojené na používaný informační systém
  • Další krok k centralizaci

Řešení je možné použít pro různé typy dokumentů:

Model procesu automatizovaného zpracovávání dokumentů

  • Příjem a označení dokumentů čárovými kódy
  • Skenování a současné rozpoznávání
  • Verifikace údajů
  • Validace údajů - ověření pravidel, kontrola dat s databázemi,…
  • Export údajů do databáze (on-line propojené s informačním systémem zařízení) anebo do souboru různých formátů (*. txt, *.xls, *.dbf, *. xml, ...)