qub - Document Management System

qub - Document Management System

Software qub DMS je jednoduše instalovatelná a uživatelsky přívětivá aplikace,
která vám pomůže vnést pořádek do vašich dokumentů v papírové
podobě. Z jakékoliv multifunkce, případně dokumentového skeneru,
můžete data ukládat přímo do qubu.

 

Stáhnout DEMO

 

Co je DMS?

DMS je počítačový systém pro popisování, vyhledávaní a prezentaci elektronických dokumentů. Dokumentem mohou být např. smlouvy, faktury, manuály, apod. Papírové dokumenty se před vložením do systému skenují.

DMS pomáhá jednotlivcům, pracovním skupinám a velkým podnikům zefektivnit organizaci dokumentů. Nasazením DMS vzniká jednotný a pevný řád při práci s informacemi. Pro uživatele to znamená dosažení výrazného zvýšení rychlosti vyhledání požadované informace, zjednodušení a standardizaci procesu publikace a distribuce dokumentů. To vše vede ke zvýšení produktivity práce zaměstnanců. DMS je určen všem, kdo potřebují snadno a rychle ukládat dokumenty s možností rychlého vyhledávání.

Součástí systému je integrované workflow, umožňující se založením dokumentu do systému spojit posloupnost úkolů, které mají být s dokumentem vykonány. Systém řídí a sleduje plnění těchto úkolů.

Přínosy DMS

  • Centralizované ukládání
  • Rychlé vyhledání požadovaných dokumentů
  • Řízený oběh dokumentů po organizaci
  • Velká úspora času při práci s dokumenty
  • Ochrana dokumentů před zničením
  • Zrychlení oběhu dokumentů po organizaci
  • Řízený přístup k dokumentům pomocí oprávnění
  • Celkové snížení nákladů na archivaci dokumentů

 

Digitalizace

  Popis   K vyřízení   Vyhledání

Dokumenty se na vstupu do systému digitalizují. K digitalizaci je možné použít buď dokumentové skenery a nebo multifunkční zařízení libovolného výrobce. Výstupem digitalizace je dokument ve formátu PDF, který je fulltextově prohledavatelný. Soubory mohou rovněž vznikat přímo z aplikací, které podporují ukládání do PDF formátu.

->

U každého dokumentu jsou po digitalizaci vyplněny jeho vlastnosti. Vlastností je například číslo spisu, kterého se dokument týká, nebo jméno osoby, která dokument zaslala. Vlastnosti slouží k následnému rychlému vyhledání dokumentu v systému.

->

Každý dokument, který vstoupí do systému, je možné vyřídit pomocí sady po sobě jdoucích úkolů. Tak například: Po vstupu dokumentu se stížností se automaticky zobrazí úkol uživateli, který má na starosti vyřizování této agendy.

->

Dokument je v systému možné vyhledat podle vyplněných vlastností. Tedy například zadáte číslo spisu a systém okamžitě zobrazí seznam všech dokumentů, které se daného spisu týkají.

 

 

Přehled systému

  Hlavní funkce   Systémové požadavky   Licencování & ceník  
 

Stáhnout DEMO