Hlavní funkce DMS qub

Vstup dokumentů

Dokumenty do systému vstupují buď automaticky vytěžováním adresáře a nebo ručně pomocí uživatelského rozhraní aplikace. Adresář, ze kterého systém dokumenty čte a importuje, může být sdílený síťový disk, do kterého zároveň ukládá naskenované dokumenty multifunkční tiskové zařízení.

Hromadný import

Systém obsahuje modul pro hromadný import dokumentů z již existující struktury adresářů. Při tomto importu definujete vstupní kořenový adresář a typ dokumentu. Systém pak naimportuje všechny dokumenty v tomto adresáři a v případě potřeby i z adresářů vnořených.

Podporované formáty dokumentů

Mezi podporované formáty dokumentů pro ukládání do systému patří PDF, obrázky JPEG, textové soubory, soubory Microsoft Office a další.

Určení typu dokumentu

Každý dokument, který je do systému uložen je definován v první řadě jeho typem. Typ dokumentu může být například Smlouva, Faktura přijatá, Dodací list, objednávka, atd. Typ dokumentu je důležitý pro další popis a jeho následné vyhledání.

Vlastnosti dokumentu

Každý typ dokumentu má definovánu množinu vlastností. Vlastnosti slouží primárně pro následné vyhledání dokumentu v systému. Mezi vlastnosti typu dokumentu Faktura přijatá patří například Dodavatel, Datum splatnosti, Celková fakturovaná částka, předkontační údaje, atd.

Fulltextové vyhledávání

Systém umožňuje indexovat obsah dokumentů. Vložíte-li do systému například dokument PDF, který obsahuje textovou vrstvu a zvolíte-li možnost Indexovat obsah dokumentů, systém vytvoří index obsahu dokumentu nad kterým vám umožní pohodlně vyhledávat pomocí fulltextového dotazu. Dotaz umožňuje vyhledávat i podobná slova se společným kořenem. Pro skenované dokumenty je možné použít technologii OCR, která převádí dokumenty z bitmapového formátu do textového formátu, který je možné následně editovat.

Definice vlastních vyhledávacích dotazů

Pro zjednodušení práce systém umožňuje vlastní definici dotazů. Vlastní dotazy pak umožňují dokumenty vyhledat daleko rychleji jen pomocí těch vlastností, které jsou pro vyhledání dokumentu nejvhodnější. Příkladem může být call centrum, kde operátorka vyhledává dokument jen podle typu a zákaznického čísla. Teprve až když dokumenty pomocí těchto základních vlastností nenajde, může přistoupit k pokročilejšímu vyhledávání.

Přístupová práva k dokumentům

Ke všem uloženým dokumentům v systému můžete nastavit přístupová oprávnění. Přístupová oprávnění je možné definovat pro jednotlivé typy dokumentů. Ke každému typu pak můžete přiřadit uživatele nebo skupinu uživatelů, která může k tomuto typu dokumentu přistupovat, nebo jej upravovat. Systém také umožňuje pro definované typy dokumentů přístup uživatelů bez přihlášení. Je tak možné v systému evidovat dokumenty, které jsou veřejné a zpřístupnit je i uživatelům či zákazníkům, kteří nemají v systému zřízen uživatelský účet.